Een belangrijk onderdeel van het contractenpakket van veel ondernemingen zijn de algemene voorwaarden. Hierin worden de juridische randvoorwaarden geregeld, zoals betalings- en leveringstermijnen, geheimhouding en aansprakelijkheid, die in principe voor alle klanten gelden. Het is dus van groot belang dat deze van toepassing zijn. Aan de andere kant wil je als afnemer duidelijkheid vanaf welk moment andermans voorwaarden gelden. In deze blog staan we kort stil bij de vraag wat algemene voorwaarden precies zijn, wanneer ze van toepassing zijn en wat er gebeurt als er fouten worden gemaakt met het gebruik van de algemene voorwaarden.

De definitie van algemene voorwaarden

Of het nu gaat over de ontwikkeling van software, het inhuren van een consultancybureau of het online bestellen van een product, op een gegeven moment duiken de algemene voorwaarden (ook wel de kleine lettertjes) op. De wettelijke definitie van ‘algemene voorwaarden’ is (zie art. 6:231 BW):

“een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd”

De 2 belangrijkste kenmerken van algemene voorwaarden

Hieruit blijken de twee belangrijkste kenmerken van algemene voorwaarden. Allereerst moeten ze algemeen van aard zijn: het zijn de algemene uitgangspunten voor meerdere contractuele relaties.

Daarnaast mogen ze niet over de kern van de prestatie gaan (zoals de specifieke prijs van een product): het zijn immers algemene voorwaarden. De specifieke voorwaarden in het contract zullen in principe dan ook voorrang hebben (tenzij de partijen iets anders afspreken). In juridisch taalgebruik wordt het bedrijf of persoon van wie de algemene voorwaarden afkomstig zijn, de gebruiker genoemd en de andere partij logischerwijs de wederpartij.

Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?

Algemene voorwaarden zijn relatief snel van toepassing. In het algemeen moet aan de volgende drie eisen wordt voldaan:

1. Van toepassing verklaren

Overeenkomsten komen pas tot stand als de andere partij ermee akkoord is gegaan – aanbod en aanvaarding – en dit is bij (het wijzigen van) algemene voorwaarden niet anders. Meestal worden algemene voorwaarden aangeboden aan de wederpartij door ze van toepassing te verklaren in een offerte of een contract. Zolang dat tijdig wordt gedaan – in principe voor of bij het sluiten van de overeenkomst – zijn de algemene voorwaarden rechtsgeldig aangeboden en is aan het eerste vereiste voldaan. De zinssnede “Op onze diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing” is een goed voorbeeld.

2. Aanvaarding

Het tweede vereiste is dat de voorwaarden door de wederpartij geaccepteerd worden. Dit kan uitdrukkelijk plaatsvinden door ze te ondertekenen, maar vaker gebeurt dit impliciet doordat de wederpartij niet tegen de toepasselijkheid van de voorwaarden protesteert. Het is overigens niet vereist dat de wederpartij de voorwaarden heeft gelezen. Het is voldoende dat de wederpartij weet of had moeten weten dat de algemene voorwaarden onderdeel uitmaken van de overeenkomst.

3. Informatieplicht

Als tegenhanger voor het feit dat relatief snel sprake is van rechtsgeldige aanbod en aanvaarding moet de gebruiker de wederpartij informeren over de algemene voorwaarden. Dit wordt de terhandstelling genoemd. De wederpartij moet een redelijke mogelijkheid hebben gehad om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Zoals gezegd moet dat in principe voor of bij het sluiten van de overeenkomst plaatsvinden: de algemene voorwaarden pas bij de factuur delen met een wederpartij is ronduit te laat.

De terhandstelling van algemene voorwaarden

Er zijn verschillende manieren waarop een gebruiker aan zijn informatieplicht kan voldoen. Allereerst kan de gebruiker zijn algemene voorwaarden fysiek ter hand stellen, bijvoorbeeld als papieren bijlage bij het schriftelijke contract of bij de verstuurde offerte. Daarnaast kan de gebruiker de algemene voorwaarden langs elektronische weg beschikbaar stellen (als pdf-bestand of e-mail) zolang de voorwaarden toegankelijk en leesbaar zijn voor de wederpartij én de wederpartij ze kan opslaan of printen zodat deze de voorwaarden later opnieuw kan raadplegen. Een hyperlink naar een downloadbare pdf is hiervoor uitermate geschikt. Let wel op: als een overeenkomst niet langs elektronische weg wordt afgesloten, moet de wederpartij uitdrukkelijk instemmen met de online-terhandstelling.

Als de gebruiker een dienstverlener is, gelden er iets andere regels. Zo heeft een dienstverlener meer opties om algemene voorwaarden rechtsgeldig ter hand te stellen, ongeacht of de overeenkomst langs elektronische weg is afgesloten of niet, en is het niet verplicht dat de algemene voorwaarden opgeslagen kunnen worden voor latere kennisneming. Dienstverleners hebben namelijk de keuze tussen vier opties:

1. de algemene voorwaarden in fysieke of digitale vorm beschikbaar stellen;
2. de algemene voorwaarden toegankelijk maken op de plek waar de dienst wordt verricht (bijvoorbeeld op hun platform);
3. de algemene voorwaarden elektronisch toegankelijk maken door het noemen van het (web)adres waar de algemene voorwaarden vindbaar zijn (de hyperlink-optie);
4. de algemene voorwaarden opnemen in alle documenten waarin de diensten worden beschreven (bijvoorbeeld in een dienstencatalogus).

Mocht het toch redelijkerwijs niet mogelijk zijn de algemene voorwaarden ter hand te stellen, dan is er de optie om jouw algemene voorwaarden ergens ter inzage te leggen (bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel). Denk dan bijvoorbeeld aan de overeenkomst tussen passagiers en een busmaatschappij of de winkeliers in een bouwmarkt. Zolang de wederpartij wordt geïnformeerd waar de voorwaarden ter inzage liggen én dat de algemene voorwaarden op verzoek en kosten van de gebruiker toegezonden zullen worden. Overigens zal het bij online gesloten overeenkomsten niet snel voorkomen dat terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is: de optie van de hyperlink staat eigenlijk altijd open.

Er zijn een aantal uitzonderingen op de verplichte terhandstelling. Bij overeenkomsten met een grote wederpartij (een bedrijf met meer dan 50 werknemers of met een gepubliceerde jaarrekening), kan simpelweg verwezen worden naar de algemene voorwaarden. Verder is het niet nodig dat algemene voorwaarden telkens opnieuw ter hand gesteld worden als professionele partijen herhaaldelijk zaken met elkaar doen onder dezelfde algemene voorwaarden.  

Algemene voorwaarden en vernietiging

Als een gebruiker zijn informatieplicht niet nakomt en hij zijn algemene voorwaarden dus niet op tijd of correct ter hand heeft gesteld, is de sanctie volgens de wet dat de voorwaarden vernietigbaar zijn.  Dit betekent overigens niet dat een schending van de informatieplicht er automatisch voor zorgt dat de algemene voorwaarden automatisch niet meer van toepassing zijn. De wederpartij moet altijd nog een beroep doen op de vernietigbaarheid.

Pas na een succesvol beroep worden de algemene voorwaarden vernietigd, wat betekent dat zij juridisch gezien nooit hebben bestaan. Als een wederpartij een beroep doet op de vernietigbaarheid van de algemene voorwaarden moet de gebruiker van de algemene voorwaarden bewijzen dat hij de voorwaarden wel tijdig en correct ter hand heeft gesteld.

Advies of hulp nodig?

Heb je nog geen algemene voorwaarden en wil je deze graag opstellen? Ben je benieuwd of jouw algemene voorwaarden juridisch gezien juist zijn? Twijfel je of jij op de juiste wijze jouw voorwaarden ter hand stelt of stelt jouw wederpartij dat jouw voorwaarden niet van toepassing zijn?

Onze juristen van De IT-Jurist kunnen je hiermee helpen en hierover adviseren. Neem gerust vrijblijvend contact op om jouw algemene voorwaarden te beoordelen, te wijzigen of op te stellen.