In een recente casus heeft de Accountantskamer beoordeeld of een accountant direct na het beëindigen van een samenwerking met een klant de digitale boekhouding mag afsluiten. De Accountantskamer is de bij de Wet tuchtrechtspraak accountants (Wtra) ingestelde tuchtrechtelijke instantie die klachten tegen accountants beoordeelt.
In de casus werkt een accountant (een AA, Accountant-Administratieconsulent) reeds enkele jaren voor een klant. Voor de digitale boekhouding wordt de software van Twinfield gebruikt. De samenwerking is steeds stilzwijgend verlengd. De klant wil op een gegeven moment de samenwerking beëindigen, omdat de jaarstukken niet tijdig gedeponeerd zijn.
De accountant sluit daarop direct de digitale boekhouding af, waardoor de klant zijn digitale gegevens niet meer kan benaderen. De klant ziet dit als een wraakactie als reactie op de plotselinge beëindiging van de samenwerking en dient een klacht in bij de Accountantskamer.
De Accountantskamer bepaalt:
“…. dat klaagsters recht hadden op ‘teruggave’ van de ingevoerde, nog niet bewerkte digitale gegevens, omdat het hun gegevens waren. Van betrokkene kon dan ook verlangd worden dat hij na de beëindiging van de opdracht met X3 in overleg was getreden over de vorm waarin en de termijn waarop hij deze de gegevens ‘overgedragen’ wilde krijgen, zeker nadat X3 in zijn brief van 22 juli 2014 te kennen had gegeven dat hij niet gebaat was met de prints van “de grootboekkaartjes 2013 en 2014 van de beide administraties”. Betrokkene heeft dat kennelijk nagelaten en daarvoor in het verweerschrift geen steekhoudende verklaring aangevoerd. Dit verzuim klemt te meer nu betrokkene ter zitting heeft erkend dat het mogelijk was geweest de gegevens in digitale vorm over te dragen.
Gezien het vorenstaande heeft betrokkene door klaagsters direct nadat X3 de opdracht had beëindigd, de toegang tot de digitale onbewerkte gegevens uit de administratie van klaagsters te ontzeggen en niet in te gaan op verzoeken van X3 om hem weer toegang te verschaffen tot het Twinfield account, bij het eindigen van de door hem verleende professionele dienst onzorgvuldig en derhalve in strijd gehandeld met de eisen voortvloeiend uit het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, zoals bedoeld in artikel 2 onder d. van de VGBA (verordening gedrags- en beroepsregels accountants). Dit handelen is evenzeer in strijd met de bij het eindigen van een professionele dienst geldende civielrechtelijke wet- en regelgeving, zoals bedoeld in artikel 13 van de VGBA. Daaruit volgt dat klachtonderdeel 2. in zoverre gegrond is. Dat betrokkene heeft gehandeld met het oogmerk om wraak te nemen voor de beëindiging van de opdracht, is niet aannemelijk geworden.”
De accountant geeft nog tijdens de zitting aan, dat hij wel al was begonnen met werkzaamheden voor de klant, waarmee hij feitelijk een beroep op retentierecht impliceert, wat de afsluiting van het Twinfield account zou kunnen rechtvaardigen. De Accountantskamer zegt dat een beroep op retentierecht toelaatbaar zou zijn geweest, als hij een zorgvuldige afweging had gemaakt tussen het belang van het accountantskantoor en het belang van de klant. Een dergelijke afweging is niet gemaakt volgens de Accountantskamer. De Accountantskamer legt de accountant de maatregel van waarschuwing op.
Een accountant mag dus niet zomaar een Twinfield account afsluiten gelet op zijn gedrags- en beroepsregels (VGBA). Voor IT-dienstverleners geldt de VGBA wellicht niet, maar toch is het goed om na te denken, voordat je “de stekker” er echt uit gaat trekken. Een rechter zal altijd het belang van partijen afwegen. Het belang van de klant om zijn data te kunnen benaderen kan zodanig groot zijn, dat plotselinge afsluiting van een dienst niet is te rechtvaardigen, ondanks dat hij misschien zijn rekening niet heeft betaald. Houdt dus goed een dossier bij en stel een klant altijd eerst in gebreke voordat je het ultieme middel gebruikt.