Sinds de opkomst van social media, zie je ook steeds meer dat het traditionele intranet van bedrijven wordt aangevuld met een sociaal intranet. Bij een traditioneel intranet gaat het vaak om het plaatsen van informatie op een intern netwerk. Bij social intranet wordt dit vaak aangevuld met mogelijkheden, die we kennen van social media. Bijvoorbeeld het werken met profielen en het kunnen liken en reageren op posts, zoals bekend van Facebook en LinkedIn. In dit artikel zal worden stilgestaan bij de gedragsregels die werknemers in acht dienen te nemen bij het gebruik van social intranet.

Achtergrond

De werkgever kan met behulp van een gedragscode aan de werknemer duidelijk maken wat de randvoorwaarden zijn van het gebruik van social intranet. Dat de werkgever aan de werknemer bijzondere verplichtingen kan opleggen, volgt uit art. 7:660 Burgerlijk Wetboek. De werknemer is verplicht zich te houden aan de voorschriften omtrent het verrichten van de arbeid alsmede aan die welke strekken ter bevordering van de goede orde in de onderneming van de werkgever.

Gebruik van social intranet

Hou rekening met de volgende aandachtspunten bij het gebruik van social intranet:

• Gebruikersnaam en wachtwoord zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen ter beschikking worden gesteld. De werknemer dient aanwijzingen van de beheerder omtrent het wijzigen van wachtwoorden strikt op te volgen;
• De inhoud van het aan de werknemer toebehorende profiel valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de werknemer;
• Gebruiksvoorwaarden van het social intranet (of de gedragscode) voor werknemers binnen de organisatie worden duidelijk inzichtelijk gemaakt;
• Het social intranet waarop de werknemer heeft ingelogd moet worden afgesloten bij het einde van het gebruik. Het social intranet waarop is ingelogd mag door de werknemer nooit onbeheerd worden achtergelaten;
• Aanwijzingen van de beheerder dient de werknemer op te volgen;
• De werknemer dient storingen, onregelmatigheden, inbreuken op de beveiliging, ongeautoriseerd gebruik, etc. direct te melden aan de beheerder;
• Bij het uploaden van informatie, let de werknemer altijd bewust op mogelijke aanwezigheid van virussen.

De volgende handelingen betreffende het social intranet zijn voor de werknemer verboden:

• Het wijzigen van de configuratie;
• Het zelf verhelpen van storingen, onregelmatigheden, e.d.;
• Het bewust maken en/of verspreiden van virussen.

Inhoud van je profiel

Hou rekening met de volgende aandachtspunten, indien je informatie plaatst of ergens op reageert vanuit je profiel:

• Wees bewust van het feit, dat jouw collega’s meelezen;
• Reageer niet te snel op inhoud van anderen vanuit een bepaalde emotie;
• In sommige gevallen kan het beter zijn om een collega persoonlijk ergens op aan te spreken, dan om dit via het social intranet te doen;
• Respecteer jouw collega’s en het bedrijf, waarvoor je werkt;
• Breng jouw collega’s en het bedrijf niet in verlegenheid;
• Onderbouw je reactie met feiten;
• Geef aan vanuit welke rol je ergens op reageert;
• Indien een reactie van jouw is gewenst op een bepaalde post, probeer hierop tijdig te reageren.

Voor elke organisatie (of branche) kan het gebruik van social intranet andere implicaties hebben, dus het is wenselijk om te inventariseren welke randvoorwaarden je wilt afspreken voor werknemers voor het gebruik ervan. Het is van belang om bedrijfs- dan wel branche specifieke procedures en gedragsreglementen op te stellen, die worden geaccordeerd door zowel de werkgever als de werknemers en uiteraard daadwerkelijk wordt toegepast en gehandhaafd. Voor ondernemingen met een ondernemingsraad, is de toestemming van de ondernemingsraad voor de invoering van de gedragscode een vereiste.