Bijna alle ondernemingen hanteren algemene voorwaarden. Een veelvoorkomende vraag is of de algemene voorwaarden zomaar gewijzigd kunnen worden. Dit kan nodig zijn vanwege interne veranderingen in je onderneming (door een nieuwe werkwijze, een veranderd aanbod of een andere doelgroep) of door externe veranderingen zoals nieuwe wet- en regelgeving. Voor nieuwe klanten is dit geen probleem – zij zijn nog niet geboden aan de oude voorwaarden – maar dat ligt anders bij je bestaande (langlopende) relaties. In deze blog lees je of en onder welke voorwaarden algemene voorwaarden gewijzigd kunnen worden.

Een wijzigingsbeding in je algemene voorwaarden

Omdat de ‘oude’ algemene voorwaarden onderdeel uitmaken van de lopende overeenkomst, zijn nieuwe algemene voorwaarden niet zomaar van toepassing. Overeenkomsten komen pas tot stand als de andere partij ermee akkoord is gegaan – aanbod en acceptatie – en dit is bij (het wijzigen van) algemene voorwaarden niet anders. Je zou al je klanten bij elke wijziging van je voorwaarden dus om instemming moeten vragen. Als je erg veel klanten hebt, is dit onbegonnen werk.

De oplossing hiervoor is het opnemen van een wijzigingsbeding in je algemene voorwaarden. Op basis van een (correct geformuleerde) wijzigingsclausule is het mogelijk om je voorwaarden eenzijdig te wijzigen en omdat je klant de ‘oude’ voorwaarden (inclusief het wijzigingsbeding) heeft geaccepteerd, accepteert hij als ware automatisch de gewijzigde voorwaarden.

Regels voor eenzijdig wijzigen

Mag je door een wijzigingsbeding nu zomaar je algemene voorwaarden zelfstandig wijzigen? Het antwoord daarop is nee. Voordat de gewijzigde voorwaarden van toepassing zijn op een bestaande klantrelatie, moet deze geïnformeerd worden dat er iets veranderd is en wat er precies veranderd is. Bovendien moet je vanwege je informatieplicht je wederpartij de gelegenheid bieden de gewijzigde voorwaarden in te zien (de terhandstelling). Dit informeren moet expliciet plaatsvinden: een algemene mededeling op je website of in een nieuwsbrief is niet voldoende.

Informatieplicht

De informatieplicht is zeer belangrijk en wij raden dan ook aan om in het wijzigingsbeding zelf een procedure uit te schrijven en je hieraan te houden. Als je je bestaande relatie niet (correct) informeert, loop je het risico dat je wederpartij de vernietigbaarheid van de gewijzigde algemene voorwaarden inroept. Dit betekent dat je geen beroep kan doen op de gewijzigde voorwaarden, waardoor ze niet van toepassing zijn in een geschil.

Strengere regels voor bepaalde partijen

Naast de informatieplicht gelden er strengere regels voor overeenkomsten met consumenten of een kleinere wederpartij. Een consument moet in het wijzigingsbeding de mogelijkheid hebben om de overeenkomst te ontbinden als er sprake is van een wezenlijke en ingrijpende afwijking ten aanzien van de te leveren dienst of een product. Kort gezegd moet een consument in zo’n geval van de overeenkomst af kunnen als de voorwaarden in zijn of haar nadeel veranderen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een gewijzigde voorwaarde waardoor een leasemaatschappij een andere klasse auto kan leveren dan afgesproken, omdat dat de leasemaatschappij beter uitkomt. Als een wijzigingsbeding niet aan deze voorwaarde voldoet, kan deze mogelijk vernietigd worden (zie artikel 6:237 onder c BW).

Het opnemen van een juist geformuleerd wijzigingsbeding is daarom van groot belang om flexibiliteit te geven aan jouw algemene voorwaarden zonder dat je tegen ongewenste verassingen aanloopt. Meer informatie over algemene voorwaarden kun je lezen in onze blog ‘De algemene voorwaarden: wat zijn ze en wanneer gelden ze?’

Advies of hulp nodig?

Ben jij een ondernemer die twijfelt of jouw wijzigingsbeding voldoet aan de eisen of wil je een wijzigingsbeding laten opnemen in jouw algemene voorwaarden? Onze juristen van De IT-Jurist kunnen helpen met het beoordelen of opstellen van een wijzigingsbeding.

Verder kunnen wij bestaande voorwaarden aanpassen aan jouw huidige situatie of een nieuwe set algemene voorwaarden samenstellen die zijn toegesneden op jouw onderneming. Heb je interesse in advies over deze materie of wil je graag meer weten over onze dienstverlening? Neem dan gerust contact op.