Elke werknemer en opdrachtnemer heeft tegenwoordig internet, e-mail en social media nodig om zijn werk uit te oefenen. Door de organisatie worden aan de werknemers allerlei faciliteiten ter beschikking gesteld, waaronder toegang tot het internet en e-mail, welke slechts mogen worden gebruikt in overeenstemming met het doel van de organisatie. Als werkgever of opdrachtgever wilt u bepaalde randvoorwaarden meegeven om ongeoorloofd gebruik van deze middelen te voorkomen. Hieronder treft u een voorbeeld reglement internet, e-mail, computer, netwerk en social media gedragscode.

Onderstaand voorbeeld reglement regelt het gebruik van internet, e-mail, computers, het netwerk en social media door alle werknemers en ZZP-ers, die in opdracht van werkgever werken. Waar in dit reglement gesproken wordt van werknemer of een andere mannelijke aanduiding, worden tevens de vrouwelijke aanduidingen bedoeld. Een dergelijk reglement moet deel uit maken van de arbeidsovereenkomst met de werknemer of opdrachtovereenkomst met opdrachtnemer.

Artikel 1 Internet

1. Aan de werknemer wordt het gebruik van internet en e-mail toegestaan, zodat de werknemer alle informatie kan verzamelen, die hij nodig heeft om zijn werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren.
2. De werknemer gebruikt internet en e-mail slechts ten behoeve van activiteiten die nodig c.q. gewenst zijn in het belang van zijn werkzaamheden, met dien verstande dat privégebruik binnen aanvaardbare grenzen is toegestaan, zoals dat geldt voor telefoonverkeer.

Artikel 2

1. De werknemer respecteert bij het gebruik van internet alle ter zake relevante wettelijke voorschriften, in het bijzonder de regelen met betrekking tot de intellectuele eigendom en bepalingen van (economisch) strafrecht.
2. De werknemer bezoekt geen onoorbare sites, waaronder in ieder geval begrepen sites welke pornografisch en/of racistisch materiaal bevatten.
3. De werknemer zal geen bestanden en/of beelden bekijken, vertonen, downloaden en/of verspreiden welke het aanzien van de organisatie schade berokkenen of kunnen berokkenen, dan wel de grenzen van betamelijkheid en fatsoen overschrijden.

Artikel 3 E-mail

1. De werknemer gebruikt e-mail volgens de regels die in het normale maatschappelijk verkeer gelden ten aanzien van stoffelijke post, het grondwettelijk briefgeheim daarbij inbegrepen.
2. Het is niet toegestaan e-mail anoniem te versturen.
3. De werknemer verstuurt alleen e-mail naar personen en instanties waarvan verwacht mag worden, dat zij dit niet als hinderlijk ervaren en er geen schade van ondervinden.

Artikel 4 Controle

1. De werkgever is, met inachtneming van de wettelijke voorschriften ten aanzien van bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in het bijzonder de Wet Bescherming Persoonsgegevens, bevoegd controles uit te oefenen op het gebruik van internet en e-mail. Het doel van deze controles is de naleving van dit reglement vast te stellen.
2. Indien een werknemer handelt in strijd met dit reglement, dan wordt dit geacht in strijd te zijn met de eisen die aan goed werknemerschap mogen worden gesteld. Alle mogelijke gevolgen, maatregelen en procedures van dien, voortvloeiend uit de wet, de collectieve arbeidsovereenkomst en/of de individuele arbeidsovereenkomst, zijn van toepassing.

Artikel 5 Computer en netwerk

1. De door werkgever verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen ter beschikking worden gesteld. De werknemer dient aanwijzingen van de systeembeheerder omtrent het wijzigen van wachtwoorden strikt op te volgen.
2. De inhoud van het aan de werknemer beschikbaar gestelde deel van de server valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de werknemer.
3. Gebruiksrechten van werknemers binnen de organisatie worden duidelijk inzichtelijk gemaakt.
4. Een systeem waarop de werknemer heeft ingelogd moet worden afgesloten bij het einde van het gebruik. Een systeem waarop is ingelogd mag door de werknemer nimmer onbeheerd worden achtergelaten.
5. Aanwijzingen van de systeembeheerder dient de werknemer op te volgen.
6. De werknemer dient storingen, onregelmatigheden, inbreuken op de beveiliging, ongeautoriseerd gebruik, etc. direct te melden aan de systeembeheerder.
7. Aanvragen voor nieuw te installeren software worden ingediend bij de systeembeheerder. Het zelf installeren of downloaden van software is niet toegestaan.
8. In geval werknemer eigen hardware, software, mobiele telefonie en/of smartphone en /of andere middelen wenst te gebruiken ten behoeve van zijn werkzaamheden voor werkgever, zal werknemer daar toestemming voor vragen aan werkgever. Alle relevante bepalingen uit onderhavig reglement zijn daarop van toepassing.
9. Werknemer zal zonder toestemming van werkgever geen vertrouwelijke informatie of informatie waar intellectuele eigendomsrechten op rusten op eigen initiatief buiten het bedrijfsnetwerk van werkgever brengen.
10. De volgende handelingen betreffende het computer- en netwerkgebruik zijn voor de werknemer alleen toegestaan in overleg met systeembeheerder:
    1. Het wijzigen van de computerconfiguratie;
    2. Het verplaatsen van de hardware;
    3. Het aansluiten van externe apparatuur;
    4. Het zelf verhelpen van storingen, onregelmatigheden, e.d.
11. Het is werknemer uitdrukkelijk niet toegestaan om virussen te verspreiden.

Artikel 6 Social media

1. Het is niet geoorloofd door werknemer om vertrouwelijke en/of schadelijke informatie middels social media te verstrekken, zoals bijvoorbeeld financiële gegevens, productgegevens, klantgegevens of andere persoonsgegevens, zonder toestemming van werkgever.
2. Indien werknemer gesprekken aangaat middels social media met klanten, partners, collega’s en/of overige relaties, zal werknemer altijd voorzichtig zijn met zijn uitingen. Werknemer mag nimmer de goede naam van werkgever en/of de dienstverlening en/of het product van werkgever in kwaad licht brengen. Indien uit de gesprekken blijkt dat overleg nodig is met een leidinggevende, zal werknemer dit per ommegaande melden aan leidinggevende.
3. Werknemer geeft altijd duidelijk op social media aan, indien hij zich op persoonlijke titel uit.
4. De inhoud van het aan de werknemer toebehorende profiel valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de werknemer.

Artikel 7 Wijziging, beëindiging

1. De werkgever is gerechtigd om deze gedragscode in redelijkheid aan te passen aan de stand van de techniek, de uitgevoerde werkzaamheden of andere omstandigheden. De gewijzigde versie van de gedragscode wordt aan de werknemer ter hand gesteld en vervangt dan de vorige versie.
2. Indien het dienstverband met werkgever is beëindigd of anderszins de werkzaamheden voor werkgever zijn beëindigd, zal werknemer dit als zodanig op de verschillende gebruikte social media platformen aangeven.
3. Na beëindiging blijft dit reglement van kracht voor zover dit voor de verdere rechtsverhouding tussen partijen noodzakelijk is.

Dit is slechts een voorbeeld reglement. Per branche is het heel goed mogelijk, dat het wenselijk is om een maatwerk reglement op te stellen, omdat er bijvoorbeeld andere privacygevoelige issues spelen in die organisatie. Tevens kan het van belang zijn om afspraken te maken op het gebied van concurrentie en social media. Wij helpen u graag bij het op maat maken van een dergelijk reglement voor uw organisatie.