De levensloop van software is bepalend voor toestand van de data die binnen het informatiesysteem waarvan de software deel uitmaakt, worden verwerkt. De software is immers nodig om die data uit te lezen, aan te passen, op te slaan en anderszins te verwerken. Tenzij data in een open formaat zijn opgeslagen of kunnen worden geconverteerd, kunnen zij ontoegankelijk worden op het moment dat de software niet meer kan worden gebruikt. Dit betekent niet dat de data niet meer bestaan. Het tegendeel is waar, de data bestaan voort. Het gebruik van de data is zonder de software echter (ernstig) bemoeilijkt.
De levensloop van software is niet gelijk aan die van data. Dit heeft voornamelijk te maken met het feit dat software onderhevig is aan veranderende wensen en eisen, en de gebruiker daardoor na enkele jaren op zoek gaat naar een vervanger. De levensduur van een dataset kan veel korter zijn in het geval de dataset intensief wordt gebruikt en gewijzigd, maar ook veel langer als niets met de data wordt gedaan behalve het bewaren in het kader van archivering.
Dit artikel gaat over dat laatste. Op grond van wettelijke archiverings- en bewaarplichten dienen ook digitaal opgeslagen data te worden bewaard voor een lange termijn. Een bekend voorbeeld is de fiscale bewaarplicht, die voorschrijft dat een organisatie haar administratie moet bewaren voor een termijn van zeven jaar. Het gaat daarbij om de administratie van de voor de Fiscus van belang zijnde gegevens, zoals de boekhouding, in- en verkoopadministratie en de salarisadministratie. De bewaarplichten schrijven niet alleen voor dat de data worden bewaard, maar ook dat deze kunnen worden uitgelezen. Zo kan de Belastingdienst te allen tijde om inzicht in de data vragen die een organisatie bewaart in het kader van de fiscale bewaarplicht.
Archiverings- en bewaarplichten zorgen er daarmee voor dat software waarmee de digitaal bewaarde data kunnen worden uitgelezen, voor handen moet blijven. Aan de conversie van verplicht te bewaren data kunnen strenge eisen zijn gesteld. Conversie van data die bewaard worden in het kader van de fiscale bewaarplicht bijvoorbeeld, mag er niet voor zorgen dat er in sterke mate afbreuk wordt gedaan aan de authenticiteit en integriteit van de data. Door deze conversie-eisen is het soms noodzakelijk dat de data inzichtelijk blijven met de software waarmee de gegevens voor het eerst werden vastgelegd en verwerkt.
Wanneer software is uitgefaseerd, door de softwareleverancier of door de gebruiker, kan het voor het leesbaar houden van de data toch nodig zijn om die software te gebruiken. Data blijven niet alleen voortbestaan, maar het is ook zo dat deze inzichtelijk moeten kunnen worden gemaakt onder bepaalde omstandigheden. Het komt dan ook niet zelden voor dat organisaties een computer hebben waar software op geïnstalleerd is die alleen wordt gebruikt voor het kunnen uitlezen van data die niet meer wordt gebruikt, maar wel moet worden bewaard.
Een softwareproduct kan voor een organisaties dus noodzakelijk blijven, ook als het niet anders wordt gebruikt dan voor het inzichtelijk houden van data. Dit omdat sommige data inzichtelijk moeten worden gehouden op grond van regelgeving of ten behoeve van de continuïteit van bedrijfsprocessen. Omdat het niet voldoen aan die regelgeving tot schade kan leiden, wordt de software waarmee de data bereikbaar wordt gehouden ook bedrijfskritisch.
In dat geval kan de software ook bedrijfskritisch zijn : wanneer een organisatie niet voldoet aan regelgeving kan er schade ontstaan. Ogenschijnlijk ongebruikte software is dus ook van belang voor continuïteit,
Direct betrokkenen bij het voortbestaan van data
De volgende partijen zijn betrokken
- De softwareontwikkelaar: de partij die de software waarmee bedrijfskritische gegevens worden verwerkt, heeft gemaakt en onderhoudt;
- De softwaregebruiker: de organisatie die de software gebruikt, waarmee gegevens ten aanzien waarvan bewaarplichten gelden of waarvan het bewaren voor interne bedrijfsprocessen noodzakelijk is, worden verwerkt.
Belang gebruikers
Voor de gebruiker van software kan het noodzakelijk zijn dat die software lange tijd beschikbaar is, omdat de data lang inzichtelijk moeten blijven. Dit betekent allereerst dat hij verzekerd moet zijn van een gebruiksversie en een daarop rustend gebruiksrecht van de software. Wanneer de software veroudert, bijvoorbeeld omdat de softwareontwikkelaar het onderhoud gestaakt heeft, kan het noodzakelijk zijn voor de gebruiker om de beschikking te krijgen over de broncode van de software. Dit bijvoorbeeld om de software compatibel te houden met nieuwe besturingssystemen en nieuwe hardware
Verbanden in het kader van de softwarelevensloop
De overdracht van het auteursrecht wordt beïnvloed door verschillende gebeurtenissen in de softwarelevensloop en andersom. Er moet onder andere gedacht worden aan:
- Bedrijfsbeëindiging: het einde van de onderneming van de softwareontwikkelaar, kan een bedreiging vormen voor het gebruik van de software, die nodig is om essentiële data uit te lezen en te verwerken.
- Continuïteitsregeling: een continuïteitsregeling (escrow) dient de continuïteitspositie van de softwaregebruiker en daarmee ook de continuïteit van data. Want met de broncode kan software die essentieel is voor de toegang tot data onderhouden worden, onafhankelijk van de softwareontwikkelaar.
Het voortbestaan van data an sich, is niet gekoppeld aan de software. De uitleesbaarheid en de verwerkbaarheid echter wel. Vandaar dat een continuïteitsregeling (escrow) voor de softwaregebruiker noodzaak kan zijn. Dit om de zekerheid te bieden dat essentiële data uitleesbaar en verwerkbaar blijven en zo kan worden voldaan aan de verplichtingen die de gebruiker met betrekking tot die data heeft. De IT-Jurist biedt ondersteuning bij het opzetten of beoordelen van een deugdelijke continuïteitsregeling.