Rechtsgeldigheid van e-mail: hoe zit het?
11 maart 2024

Origineel is van 18 augustus 2014

Er wordt in de praktijk soms nog steeds getwijfeld over de rechtsgeldigheid van e-mail en elektronische documenten. Hoe zit het precies met de rechtsgeldigheid van e-mail? Kan e-mail worden gebruikt voor het sluiten van overeenkomsten of het versturen van facturen? En hoe zit het met een ingebrekestelling en de ontbinding van een overeenkomst?

1.         Hoofdregel

Artikel 3:37 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (BW) bepaalt dat “verklaringen, met inbegrip van mededelingen, in iedere vorm kunnen geschieden, tenzij anders is bepaald”. De hoofdregel is dus dat een per e-mail verstuurd bericht een rechtsgeldige verklaring is. Zo’n verklaring is noodzakelijk om een rechtshandeling (bijvoorbeeld het sluiten van een overeenkomst) tot stand te brengen. Met andere woorden: als je per e-mail akkoord gaat met een aanbod, is die e-mail een rechtsgeldige verklaring die tot een overeenkomst lijdt net zoals bij een papieren of mondeling akkoord.

2.         Werking verklaring in e-mailbericht

In artikel 3:37 lid 3 BW is bepaald dat een verklaring aan de persoon waartoe deze gericht is, deze persoon moet hebben bereikt, om werking te hebben. De e-mail moet dus in de inbox van de ontvanger zijn aangekomen om rechtsgevolg te hebben: verzending alleen is onvoldoende. Dit is in principe lastig te bewijzen. Wanneer er een conflict ontstaat over de ontvangst van de e-mail, ligt de bewijslast in beginsel bij de verzender. De (beoogd) ontvanger kan het rechtsgevolg van de e-mail eenvoudig voorkomen door te ontkennen dat hij deze heeft ontvangen.

Artikel 3:37 lid 3 BW bepaalt verder dat een niet-ontvangen verklaring ook werking heeft tegenover de ontvanger, wanneer het niet ontvangen van deze verklaring aan hem te wijten is of voor zijn risico komt. Niet helemaal duidelijk echter is of de verklaring de ontvanger heeft bereikt als bedoeld in artikel 3:37 lid 3 BW, wanneer deze in zijn spambox of map met ongewenste e-mail terecht is gekomen.

In de praktijk ontstaat weinig discussie over de ontvangst van een e-mail. De risico’s zijn dus beperkt. Mocht die discussie voorkomen moeten worden, dan kan dat door aan de e-mail een ontvangstbevestigingsverzoek te hechten. Wanneer door het geven van een dergelijke bevestiging een reactie wordt gekregen van de ontvanger, kan dit door de verzender worden gebruikt als bewijs dat de e-mail de ontvanger heeft bereikt. Dit is natuurlijk ook zo als de ontvanger een directe reply op het e-mailbericht terugstuurt.

3.         Vervalsing inhoud e-mailbericht

E-mail is over het algemeen een onveilig medium. E-mailcommunicatie kan betrekkelijk eenvoudig worden onderschept en/of worden vervalst. Om te ontkomen aan de rechtsgevolgen van een e-mail zou de ontvanger de juistheid van de inhoud van de e-mail (integriteit) of de juistheid van de identiteit van de verzender (authenticiteit) kunnen betwisten. Als een e-mail onbeveiligd wordt verzonden, is het in beginsel aan de verzender om de integriteit en authenticiteit te bewijzen, wat niet altijd even makkelijk is. Dan bestaat de kans dat de ontvanger de rechtsgevolgen van het e-mailbericht succesvol kan betwisten.

Om dit risico toch te beperken, kunnen maatregelen worden genomen zoals de beveiliging van het e-mailbericht door middel van een elektronische handtekening. Bekijk onze blog over de elektronische handtekening voor meer informatie.

elektronische handtekening

4.         E-mail en ‘schriftelijk’ volgens de wet

Een e-mailbericht kan dus gebruikt worden om een overeenkomst te sluiten, waarbij je met een elektronische handtekening bewijsmoeilijkheden ten aanzien van de integriteit en authenticiteit kan voorkomen. Maar hoe zit het bij juridische stukken, waarvan de wet zegt dat deze schriftelijk moeten zijn, zoals de ingebrekestelling of de ontbinding van een overeenkomst?

Net als een overeenkomst zijn de ingebrekestelling of de ontbinding van een overeenkomst rechtshandelingen. Deze zijn zoals eerder gezegd vormvrij en kunnen dus per e-mail gedaan worden. Toch raden wij aan zulke belangrijke documenten per (aangetekende) brief te verzenden. Zo is er ‘hard’ bewijs dat de wederpartij het document heeft ontvangen en kan er minder discussie ontstaan of de inhoud mogelijk vervalst is. Hoewel een e-mail dus net zo rechtsgeldig is als een papieren document, kleven er mogelijke bewijsproblemen aan e-mails, die je bij bepaalde juridische documenten als de ingebrekestelling wilt vermijden.

Hulp of advies nodig?

Heb je vragen over de rechtsgeldigheid van jouw e-mail of wil je advies of je een overeenkomst per e-mail of op papier moet aangaan? Neem contact met ons op. Wij kunnen jou advies geven en eventueel een e-mailbericht of overeenkomst voor je opstellen.

Tags

Neem contact op

Meer informatie of een afspraak maken? Bel 050-5344574 of laat hier een bericht achter via ons contactformulier.

Ook interessant om te lezen