Er wordt nog steeds veel getwijfeld over de rechtsgeldigheid van e-mail en elektronische documenten. Hoe zit het precies met de rechtsgeldigheid van e-mail? Kan e-mail worden gebruikt voor het afsluiten van overeenkomsten of het versturen van facturen?
- Hoofdregel
Artikel 3:37 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek (BW) bepaalt dat “verklaringen, met inbegrip van mededelingen, in iedere vorm kunnen geschieden, tenzij anders is bepaald”. De hoofdregel is dus het bericht dat per e-mail wordt verstuurd, een rechtsgeldige verklaring is en rechtsgevolgen tot stand kan brengen. E-mail is met andere woorden geschikt om overeenkomsten af te sluiten, algemene voorwaarden ter hand te stellen en besluiten kenbaar te maken.
- Werking verklaring in e-mailbericht
In artikel is 3:37 lid 3 BW is bepaald, dat een verklaring de persoon waartoe deze gericht is, moet hebben bereikt om werking te hebben. De e-mail moet dus in de inbox van de ontvanger zijn aangekomen, om rechtsgevolg te hebben. Dit is in beginsel lastig te bewijzen. Wanneer er een conflict ontstaat over de ontvangst van de e-mail, ligt de bewijslast in beginsel bij de verzender. De (beoogd) ontvanger kan het rechtsgevolg van de e-mail eenvoudig voorkomen door te ontkennen dat hij deze heeft ontvangen.
Artikel 3:37 lid 3 BW bepaalt voorts, dat een niet ontvangen verklaring ook werking heeft tegenover de ontvanger, wanneer het niet ontvangen van de verklaring aan hem te wijten is of voor zijn risico komt. Niet helemaal duidelijk echter is of de verklaring de ontvanger heeft bereikt als bedoeld in artikel 3:37 lid 3 BW, wanneer deze in zijn spambox of map met ongewenste e-mail terecht is gekomen.
In de praktijk ontstaat weinig discussie over de ontvangst van een e-mail. De risico’s zijn dus beperkt. Mocht die discussie voorkomen moeten worden, dan kan dat door aan de e-mail een ontvangstbevestigingsverzoek te hechten. Wanneer door het geven van een dergelijke bevestiging een reactie wordt gekregen van de ontvanger, kan door de verzender bewezen worden dat de e-mail de ontvanger heeft bereikt. De bewijsvoering is ook rond, als de ontvanger een reply met een reactie op het e-mailbericht terugstuurt.
- Vervalsing inhoud e-mailbericht
E-mail is beginsel een onveilig medium. E-mailcommunicatie kan betrekkelijk worden onderschept en/of worden vervalst. Om te ontkomen aan de rechtsgevolgen van de e-mail, zou de ontvanger de juistheid van de inhoud van de e-mail (integriteit) of de juistheid identiteit van de verzender (authenticiteit) daarom kunnen betwisten. Als e-mail onbeveiligd wordt verzonden, is het in beginsel aan de verzender om de integriteit en authenticiteit te bewijzen, wat niet altijd even makkelijk is. Dan bestaat de kans dat de ontvanger de rechtsgevolgen van het e-mailbericht succesvol kan betwisten.
Om dit risico toch te beperken, kunnen maatregelen worden genomen zoals de beveiliging van het e-mailbericht door middel van een elektronische handtekening.
- E-mail en elektronische handtekening
De ondertekening van een e-mailbericht met een elektronische handtekening kan op diverse manieren. Allereerst kan de e-mail worden ondertekend met een e-mail certificaat. Hierbij wordt een certificaat softwarematig geïntegreerd met het mailprogramma, bijvoorbeeld Microsoft Outlook. Meestal is het nodig dat niet alleen de verzender, maar ook de ontvanger het certificaat integreert met zijn mailprogramma. Dit zal niet altijd mogelijk zijn, bijvoorbeeld wanneer gebruik wordt gemaakt van webmaildiensten.
Een andere mogelijkheid is het om het bericht vast te leggen in een PDF-bestand, dat vervolgens als bijlage bij een e-mail wordt verstuurd. Hierbij wordt het PDF-bestand elektronisch ondertekend met behulp van een certificaat en beveiligd tegen wijziging. Wanneer gebruik gemaakt wordt van een door Adobe erkend certificaat, hoeft de ontvanger in beginsel geen nadere software (anders dan het wijdverspreide Adobe Reader) te installeren.
De De IT-Jurist werkt met diverse van die dienstverleners samen en kan uiteraard juridische én technische ondersteuning bieden bij het beoordelen van een aanbod van een certificatendienstverlener. Wij helpen u graag verder bij het gebruik van e-mail en elektronische handtekening voor uw zakelijke transacties.